Yhteissuunnittelu ja palvelumuotoilu julkisen sektorin kehityssuuntina: kaupunkilaiset tekijöinä, käyttäjinä ja kumppaneina keskustakirjasto Oodin suunnittelussa

Abstract

Tämän artikkelipohjaisen väitöskirjan tutkimuskohteena on Helsingin keskustakirjasto Oodin yhteissuunnittelu ja sen tarkastelu osana laajempaa julkisen sektorin uudistumista. Väitöskirjani sijoittuu yhteissuunnittelun, palvelumuotoilun ja julkisen sektorin kehittämisen välimaastoon, mutta tarjoaa tuloksia ja oivalluksia myös strategisen muotoilun, muotoilun käytänteiden ja muutoksen muotoilun tutkimukselle hieman riippuen siitä, miten niiden alat rajataan ja nähdään. Päätutkimuskysymys on: kuinka toteuttaa yhteissuunnittelua vaikuttavalla tavalla laajoissa kehittämishankkeissa julkisella sektorilla? Tätä kysymystä on tutkittu moninäkökulmaisesti viiden eri osatutkimuksen kautta sekä niistä rakennetun itsenäisen yhteenvedon avulla. Empiiristä tietoa on kerätty kymmenestä eri Oodin yhteissuunnittelun projektista vuosien 2012-2015 aikana.

Yhteissuunnittelu ja palvelumuotoilu julkisen sektorin kehityssuuntina voivat mahdollistaa kansalaisille osallisuuden yhteiskunnan palveluiden, toimintamallien, tilojen, instituutioiden ja jopa rakenteiden muovaamiseen. Muotoilun ja yhteissuunnittelun avulla voidaan luoda toimivimpia palveluita ja tuoda niitä lähemmäs asukkaita. Vahvistaessaan ihmisten toimijuutta yhteissuunnittelu parhaimmillaan edistää moniäänisempää yhteiskuntaa ja demokratiaa, tukea mahdollisuutta omannäköiseen elämään ja synnyttää yhteenkuuluvuuden tunnetta. Yhteissuunnittelussa on siis paljon tunnistettua potentiaalia, mutta sen toteutumisesta on tarjolla niukemmin aikaisempaa tutkimustietoa.

Keskustakirjasto Oodin suunnittelu lukeutuu globaalistikin niihin harvoihin laajan mittakaavan julkisen sektorin suunnitteluprojekteihin, missä yhteissuunnittelua on tehty läpi koko prosessin siinä missä perinteisesti tämänkaltaisia projekteja on kehitetty “ylhäältä-alas”. Kirjasto on monelle suomalaiselle tärkeä kumppani koko elämän ajan, joten oli luontevaa kutsua ihmiset ja kansalaiset Oodin yhteiseen suunnittelupöytään. Oodin yhteissuunnitteluprosessi pyrki kasvattamaan kaupunkilaisten toimijuutta, osallisuuden tunnetta ja vaikuttamisen mahdollisuuksia, saamaan suunnittelutyöhön mukaan monialaista osaamista ja asiantuntijuutta, näkemään paremmin niitä laajempia kokonaisuuksia, mihin kirjastopalvelut ihmisten elämässä kytkeytyvät sekä – palvelumuotoilun eetoksen mukaisesti – tuottamaan asiakkaan näkökulmasta hyödyllisiä, käytettäviä ja haluttavia palveluita, jotka kirjasto-organisaation kannalta olisivat tehokkaasti tuotettuja ja erottuvia.

Oodin yhteissuunnittelun jatkumo oli pitkä, koska haluttiin varmistaa, että mahdollisimman moniäänisellä joukolla kaupunkilaisia on mahdollisuus olla mukana suunnittelussa. Oodin yhteissuunnittelun portfoliosta pyrittiin muodostamaan tasapainoinen kattaus toisiaan täydentäviä ja eri kohderyhmille suunnattuja osallistumisen tapoja. Yhteissuunnittelun aktiviteettien repertuaari oli laaja ulottuen mm. digitaalisista ideointialustoista osallistuvaan budjetointiin, useamman kuukauden toimineista käyttäjäyhteisöistä kumppaniverkostotoimintaan sekä edelläkäyttäjätyöpajoista erilaisiin pop-up-kohtaamisiin käyttäjien kanssa urbaaneissa kaupunkitapahtumissa. Tämä mahdollisti kaupunkilaisten monet eri roolit yhteissuunnittelussa – niin kokijoina, tekijöinä, käyttäjinä kuin kumppaneina. Oodin osallistava suunnittelu avasi huomattavasti nk. perinteistä suunnittelutilaa (design space). Se laajensi suunnittelutiimejä murtamalla raja-aitoja asiantuntijoiden, suunnittelijoiden, johtajien, työntekijöiden ja eri käyttäjäryhmien välillä, sekä rakentamalla suunnittelusta keskinäiseen vuorovaikutukseen perustuvan oppimisprosessin.

Käyttäjäosallisuus ei ole enää valtavirran ulkopuolella tapahtuvaa puuhastelua. Sanotaan, että parhaillaan eletään ”yhdessä tekemisen kulta-aikaa” (”an era of participation”, Participatory Design-konferenssin nimi 2016). Kansalaiset nähdään avaintoimijoina, ja käyttäjänäkökulma halutaan tuoda kehittämisen keskiöön ottamalla heidät mukaan yhteistyöhön, eikä pelkästään siihen, vaan myös (joukko)rahoitukseen, markkinointiin, ylläpitoon, tuotantoon ja jakeluun. Tämä käänne on samalla tarkoittanut, että yhteissuunnittelua tehdään yhä strategisemmin ja sen yhteys organisaation muihin toimintoihin on entistä kompleksisempi. Samalla ”osallisuuden kulta-aika” on tuonut mukanaan uusia haasteita myös yhteissuunnittelun tutkimukselle. Valtaosa tutkimuksesta on aikaisemmin kohdistunut osallistavien menetelmien, prosessien ja metodologioiden kehittämiseen. Tuloksena tästä on mm. satoja, ellei tuhansia menetelmiä. Tässä kontekstissa yhteissuunnitteluhankkeiden moninaiset ja toistensa kanssa jatkuvasti neuvottelevat tilannekohtaiset, käytännön työhön liittyvät kysymykset on nähty lähinnä häiriötekijöinä menetelmien ja prosessien toteutumista ajatellen.

Oodin eri yhteissuunnittelun aktiviteeteissa ei ollut kyse siitä, että tavoitteet ja ideaalit vain operationalisoidaan, vaan ne realisoituivat erilaisten vaiheiden kautta, jotka ikään kuin kyllästivät alkuperäiset tavoitteet. Nämä vaiheet erotettiin kuudeksi eri työtyypiksi (ks. alla), joiden läpiviemiseksi tarvitaan monipuolista osaamista ja taitoa. Nämä työtyypit kohdattiin kaikissa Oodin yhteissuunnittelun aktiviteeteissa hieman vaihtelevin painotuksin:

(1) Rajaus- ja linjaustyö: erilaisten tavoitteiden ja intressien yhteensovittaminen (2) Relevanssityö: tulosten toteutettavuus ja vaikuttavuus (3) Kohdentaminen ja valintatyö: motivointi, osallistujien valinta ja ryhmäprofiilit (4) Jatkuvuustyö: organisaation oman muotoiluosaamisen kasvattaminen ja omistajuus (5) Välittävä muotoilutyö (ts. intermediate design): työpajat, metodit, työkalut ja aikataulutus (6) Fasilitointityö: yhteistyön orkestrointi, ryhmädynamiikat, dokumentaation merkitys

Osatutkimuksissa analysoitiin sitä, kuinka yhteissuunnittelun toimintakyky muuntuu eri menetelmien ja lähestymistapojen, sekä niistä syntyvien tilannekohtaisten rajoitusten ja mahdollisuuksien puitteissa. Tutkimus tuo ilmi, ettei käytännön työn kysymyksiä pitäisi nähdä yhteissuunnitteluprosessin ulkoisina tekijöinä, vaan ne tulisi tunnistaa olennaisina, yhteissuunnittelua sisäisesti ohjaavina ja sen vaikuttavuutta muovaavina kysymyksinä – ja tämä on työtä, jota muotoilijat ja suunnittelijat tekevät, vaikkei se välttämättä aina sisälly käsitykseen siitä, mitä on perinteisesti pidetty muotoiluna. Yhteissuunnittelu ei siis ole vain menetelmien oppikirjamaista toteuttamista tai fasilitoinnin taitoa, vaan vaatii paljon tilannesidonnaista sopeuttamista ja neuvottelua eri näkemyksien ja vaihtoehtojen välillä, eikä sitä sellaisenaan pysty metodisoimaan. Yhteissuunnittelun toteuttamiseen vaikuttaa monimutkainen, toisiinsa kytkeytyvien ideaalien, intressien sekä normatiivisten, strategisten ja pragmaattisten tekijöiden joukko, joiden koordinointi osana käytännön suunnitteluprosessia vaatii taitavaa orkestrointia.