Tietojärjestelmät osana sosiaalityön tiedonmuodostusta

Abstract

Tutkimuksessa tarkastellaan tietojärjestelmiä sosiaalityön tiedonmuodostuksessa sosioteknisen teorian viitekehyksessä. Tutkimustehtävänä on jäsentää kokonaiskuvaa tietojärjestelmistä osana sosiaalityön tiedonmuodostuksen prosesseja. Tutkimuksessa kysytään, millaisia rooleja ja tehtäviä tietojärjestelmälle rakentuu sosioteknisessä systeemissä osana sosiaalityön tiedonmuodostusta. Sosiaalityön tiedonmuodostusta lähestytään erityisesti tapauskohtaisen ja tiedolla johtamisen tiedonmuodostuksen prosessien kautta.

Tutkimus koostuu neljästä osatutkimuksesta ja yhteenvedosta. Ensimmäinen osatutkimus käsittelee sosiaalityön tiedollisten tarpeiden tunnistamista ja niiden huomioimista uutta tietojärjestelmää kehitettäessä. Toinen osatutkimus tarkastelee tietojärjestelmien tarjoamaa tukea tapauskohtaisessa sosiaalityössä tapahtuvalle tiedonmuodostukselle, kun taas kolmas osatutkimus käsittelee tietojärjestelmien tarjoamaa tukea sosiaalialan tiedolla johtamiselle. Neljäs osatutkimus käsittelee tietojärjestelmien avulla kerätyn tiedon hyödyntämisen esteitä sosiaalialan organisaatioiden tiedolla johtamisessa. Osatutkimusten pohjalta tutkimuksessa hyödynnetään monitriangulaatiota yhdistämällä erilaisia aineistoja, laadullisia ja määrällisiä menetelmiä, teoreettisia malleja sekä tekemällä osatutkimuksissa tutkijayhteistyötä. Tutkimusaineistoina hyödynnetään sosiaalialan ammattilaisille ja johtajille suunnattuja kansallisia kyselyaineistoja sekä tietojärjestelmän kehittäjiltä kerättyä haastatteluaineistoa. Yhteenvedon analyysi on toteutettu teorialähtöisellä sisällönanalyysillä tulkitsemalla osatutkimusten tuloksia sosioteknisen teorian viitekehyksessä.

Tutkimuksen epistemologisena lähtökohtana on sosiaalinen konstruktionismi, jonka kautta tietoa ja tiedonmuodostusta tarkastellaan yhteydessä sosiaaliseen toimintaan. Tutkimuksessa myös teknologiat, kuten tietojärjestelmät, käsitetään sosiaalisesti muotoutuvina. Sosioteknisen kehysteorian lisäksi tutkimuksessa sovelletaan eri tutkimusperinteissä jäsennettyjä malleja tiedonmuodostuksen prosesseista. Tutkimus kiinnittyy osaksi sosiaalityön tiedon ja teknologian suhteesta käytyjä keskusteluja.

Tutkimustuloksena tuotetaan tulkinta sosiaalityön tiedonmuodostuksen laajennetusta sosioteknisestä systeemistä, jossa tietojärjestelmällä on lukuisia rooleja ja tehtäviä osana erilaisia tiedonmuodostuksen prosesseja. Tietojärjestelmän odotetaan toimivan datan keruun, tallennuksen, käsittelyn, jakamisen ja monipuolisen hyödyntämisen mahdollistavana teknisenä artefaktina tapauskohtaisen sosiaalityön ja tiedolla johtamisen tueksi. Tietojärjestelmä on apuväline, mutta toimii myös tiedonmuodostusta ohjaavana ja määrittävänä teknologiana. Tietojärjestelmän ohjaavuuden vahvistaminen sekä tietojärjestelmän epäonnistuminen tehtävissään voivat heikentää organisaation adaptiivisuutta.

Sosiaalityön tiedonmuodostuksen laajennettu sosiotekninen systeemi havainnollistaa eri intressejä painottavia sidosryhmiä, jotka osallistuvat tiedontuotannon prosesseihin. Sosiaalityön käytännön, johdon, tutkimus-, kehittämis- ja innovaatiotoiminnan sekä kansallisen tason toimijat hyödyntävät sosiaalityön tietojärjestelmiin tallennettua informaatiota asiakkaista, työtehtävistä, sosiaalisista ongelmista ja ilmiöistä eri tavoin moniin tarkoituksiin. Kansallisen tiedonhallinnan myötä vahvistunut keskitetty tietojärjestelmien hallinta vähentää sekä organisaatioiden että käytännön sosiaalityön autonomiaa suhteessa tietojärjestelmiin. Laajennetussa sosioteknisessä systeemissä tapahtuu vuorovaikutusta eri toimijoiden välillä ja systeemin sisäistä vuorovaikutusta vahvistamalla on mahdollista luoda edellytyksiä sosiaalisten ja teknisten tekijöiden paremmalle yhteensopivuudelle ja siten edistää koko systeemin menestystä.

Tutkimuksessa tuotettu kokonaiskuva laajennetusta sosioteknisestä systeemistä auttaa hahmottamaan sosiaalityön tietojärjestelmien rooleja ja tehtäviä aiempaa kokonaisvaltaisemmin. Tulokset voivat tukea sosiaalityön toimijoita ymmärtämään tietojärjestelmän sosiaalista muotoutumista sekä siihen liittyvien sidosryhmien risteäviä intressejä ja siten osallistumaan tietojärjestelmien sosiaalityölähtöiseen kehittämiseen. Tutkimus täsmentää myös sosiaalityön tiedonmuodostukseen kiinnittyviä tiedollisia tarpeita, ja näitä tuloksia voidaan hyödyntää tietojärjestelmiä kehitettäessä sekä paikallisesti että valtakunnallisesti.

The study examines information systems in social work knowledge formation within the framework of socio-technical theory. The research task is to structure an overall picture of information systems as part of the processes of knowledge formation in social work. The research asks which roles and tasks are constructed for the information system in the socio-technical system as part of social work knowledge formation. In particular, knowledge formation in social work is approached through the processes of case-based knowledge formation and knowledge management.

The study consists of four sub-studies and a synthesis. The first sub-study addresses the identification of the informational needs of social work and how these needs are considered in the development of a new information system. The second sub-study examines the support that information systems provide for knowledge formation in case-based social work; while the third sub-study focuses on the support provided by information systems for knowledge management in social work. Finally, the fourth sub-study considers the barriers to the utilisation of information collected through information systems within social work organisations’ knowledge management. Based on the sub-studies, the study uses a multi-triangulation approach by combining different types of data, qualitative and quantitative methods, theoretical models and collaborative research. National questionnaires for social workers and managers, as well as interviews with information system developers, are used as research data. The analysis of the synthesis is carried out by means of theoretical content analysis, interpreting the results of the sub-studies within the framework of socio-technical theory.

The epistemological premise of the study is social constructionism, through which knowledge and knowledge formation are examined in relation to social action. The study also considers technologies, such as information systems, as socially constructed. In addition to socio-technical framework theory, the study applies the models of knowledge-formation processes structured in different research traditions. The research connects in debates on the relationship between knowledge and technology in social work.

The outcome of the research is an interpretation of an extended socio-technical system of knowledge formation in social work, in which the information system has numerous roles and functions as part of various knowledge formation processes. The information system is expected to function as a technical artefact enabling the collection, storage, processing, sharing and versatile utilisation of data in support of case-based social work and knowledge management. The information system is an aid, but it also acts as a technology that steers and defines knowledge formation. Strengthening the steering role of an information system, and the failure of an information system to perform its tasks, can undermine the adaptability of an organisation.

The extended socio-technical system of social work knowledge formation illustrates the different stakeholders with different interests involved in information production processes. The information about clients, work tasks, social problems and phenomena stored in social work information systems is used in various ways by actors in social work practice, management, research, development, innovation and at the national level for a variety of purposes. The centralised management of information systems, strengthened by national information management, reduces the autonomy of both organisations and social work practice in relation to information systems. In an extended socio-technical system, interactions between different actors occur, and by strengthening interactions within the system, it is possible to create conditions for greater compatibility between social and technical factors, thus contributing to the success of the entire system.

The overall picture of the extended socio-technical system provided by this research explains the roles and tasks of social work information systems in a more holistic way. The results can enable social work practitioners to understand the social shaping of the information system and the intersecting interests of the stakeholders involved, and thus contribute to the social work-oriented development of information systems. The research also clarifies the informational needs of social work in relation to the knowledge formation process, and these results can be used in the development of information systems both locally and nationally.