Työntekijöiden digitalisaatiovalmiutta mahdollistavat olosuhteet kuntien teknisellä toimialalla

Abstract

Tässä hallintotieteiden väitöstutkimuksessa tarkastelen työntekijöiden digitalisaatiovalmiutta mahdollistavia olosuhteita kuntien teknisellä toimialalla. Kysyn, millaiset tekijät ja niiden taustalla vaikuttavat mekanismit mahdollistavat työntekijöiden digitalisaatiovalmiutta kuntien kaavoituksessa ja rakennusluvituksessa. Määrittelen työntekijöiden digitalisaatiovalmiuden yksilöiden kyvyiksi ja potentiaaliksi hyödyntää laitteita, ohjelmistoja ja digitaalisia aineistoja organisaationsa työtehtävissä. Aiempi julkishallinnon palvelutuotannon digitalisaatioon liittyvä ja työntekijöihin kohdentuva tutkimus on keskittynyt yksilöiden ja teknologisten ratkaisujen väliseen dynamiikkaan, kuten digitaalisiin taitoihin ja toimijuuteen. Tutkimukseni keskiössä on organisatorinen konteksti. Monimetodisen tutkimukseni teoreettinen viitekehys rakentuu sosioteknisen järjestelmäteorian, Sengen oppivan organisaation järjestelmäteorian sekä teknologioiden hyväksymisen ja käytön teorian yhdistämisen pohjalle. Työntekijöiden digitalisaatiovalmiuden ja sitä mahdollistavien olosuhteiden avulla voidaan julkisessa palvelutuotannossa tavoitella teknologiahyötyjä, kuten tuottavuutta, työtyytyväisyyttä ja parempia palveluita sekä vähentää teknologioiden käytöstä seuraavia haittoja, kuten työn kuormittavuutta.

Keskeinen tieteellinen kontribuutioni on järjestelmäteoreettisen holistisen ymmärryksen lisääminen kunnallishallinnon palvelutuotannon digitalisaatiosta. Digitalisaatiolla tutkimuksessani tarkoitan teknologisten ratkaisujen ja digitaalisten aineistojen hyödyntämistä organisaation sisäisessä ja ulkoisessa toiminnassa. Tutkimukseni lisää tietoa erityisesti teknisen toimialan digitalisaatiosta. Kuntien kaavoitus ja rakennusluvitus tuottavat yhteiskunnan kannalta tärkeitä julkisia palveluita ja käyttävät julkista valtaa. Aiempi kuntasektorin e-hallintotutkimus on keskittynyt opetus-, sosiaali- ja terveystoimiin sekä tarjottuihin digitaalisiin palveluihin.

Neljää osatutkimustani varten olen kerännyt määrällistä ja laadullista aineistoa 255 Suomen kunnasta kahdella verkkokyselylomakkeella ja yksilöteemahaastatteluilla. Määrälliset aineistot analysoin tilastollisin menetelmin. Laadulliset aineistot analysoin sisällön- ja temaattisen analyysin avulla.

Tutkimukseni mukaan työntekijöiden digitalisaatiovalmius on laaja systeeminen ilmiö. Se rakentuu toisiinsa kytkeytyvistä kontekstisidonnaisista yksilöön, tiimeihin, organisaatioon ja toimintaympäristöön liittyvistä tekijöistä. Keskeisiä työntekijöiden digitalisaatiovalmiutta mahdollistavia tekijöitä kuntien kaavoituksessa ja rakennusluvituksessa ovat saatavilla oleva helppokäyttöinen teknologiainfrastruktuuri, vertaistuki, digimyönteinen ilmapiiri, työtehtävien ja osaamistason mukaan räätälöity koulutus, yhdessä muodostettu digitaalinen visio, nopea IT-tuki, joustavat etätyömahdollisuudet sekä laadukas, ajantasainen, yhteentoimiva ja historiatiedon sisältävä digitaalinen aineisto. Tunnistin kaksi keskeistä mekanismia, jotka mahdollistavat työntekijöiden digitalisaatiovalmiutta kuntien teknisellä toimialalla. Ensimmäinen mekanismi muodostuu sosioteknisestä tuesta teknologioiden ja digitaalisten aineistojen hyödyntämisessä sekä uuden oppimisessa. Toinen mekanismi on työntekijän yksilöllisen luovan digitaalisen jännitteen ja oppimishalun synnyttäminen.

Tulosten mukaan työntekijöiden digitalisaatiovalmius näyttäytyy kuntien kaavoituksessa ja rakennusluvituksessa hyvänä yksilötekijöiden, kuten tietoteknisen osaamisen ja asenteiden, osalta. Sen sijaan digitalisaatiovalmiutta mahdollistavat olosuhteet, kuten digitaalisten aineistojen laatu, koulutus, digimyönteinen ilmapiiri, ohjelmistotoimittajien tuki ja ylikunnallinen yhteistyö, eroavat kuntien välillä näyttäytyen kansallisesti vain kohtuullisina. Kuntien julkishallinnolliset velvollisuudet, työntekijöiden virkavastuu, rajalliset taloudelliset resurssit, toimialojen siilot, julkisuusperiaate ja pitkät työurat jäykistävät työntekijöiden digitalisaatiovalmiutta ja sitä mahdollistavia olosuhteita.

Mahdollistaakseen työntekijöiden digitalisaatiovalmiutta kuntien teknisten toimien tulisi määrittää ja selvittää, mitä digitaalisia perusvalmiuksia kunkin työntekijän työtehtävät edellyttävät. Näiden valmiuksien varmistaminen edellyttää monipuolista tukea sisältäen perehdytyksen, työtehtäviin räätälöidyn koulutuksen, vertaistuen fasilitoinnin ja ylikunnallisen yhteistyön. Tietoteknisesti kyvykkäät substanssiosaajat, erityisesti johtaja- ja päällikköasemassa, ovat ratkaisevassa asemassa koko kuntasektorin teknisen toimialan digitaalisten valmiuksien edistäjinä.

In this doctoral dissertation in administrative sciences, I answer what factors and underlying mechanisms enable employee digitalization readiness in the Finnish municipality technical sector. I define employee digitalization readiness as an individual’s ability and preparedness to utilize devices, software, and digital materials in their organization’s duties. Previous research on the digitalization of public administration service production, focusing on employees, has concentrated on the dynamics between individuals and technological solutions, such as technology use, digital skills, and agency. My research enhances systems theoretical understanding of the significance of the organizational context in individuals’ digital capabilities to succeed in their work duties. My multi-method systems theoretical research framework integrates sociotechnical systems theory, Senge’s systems theory of the learning organization, and the Unified Theory of Acceptance and Use of Technology (UTAUT). Employee digitalization readiness and its enabling conditions allow the pursuit of technological benefits such as job satisfaction, productivity, and improved services in public service production while reducing the disadvantages of technology use.

My research adds knowledge about the digitalization of the municipal technical sector. I define digitalization as utilizing technological solutions and digital materials in an organization’s internal and external operations. Previous e-government research in the municipal sector has focused on education, social and health services, and digital services offered. I focus on land use planning and construction supervision, which produce essential public services for society and exercise public authority.

For my four sub-studies, I collected quantitative and qualitative data from over 80 percent of Finnish municipalities using two online questionnaires and individual thematic interviews. I analyzed the quantitative data using statistical methods and the qualitative data using content and thematic analysis.

According to my results, employee digitalization readiness should be understood as a broad systemic phenomenon. It is constructed from interconnected, contextdependent individual, team, organizational, and environmental factors. Key enabling factors in municipal land use planning and construction supervision include available user-friendly technology infrastructure, peer support, a digitally friendly atmosphere, training tailored to job tasks and skill levels, a jointly formed digital vision, rapid IT support, flexible remote work opportunities, and high-quality, up-to-date, interoperable digital materials containing historical data. I identified two mechanisms enabling civil servants’ digitalization readiness: (1) organizational resource mechanism, where socio-technical resources (e.g., infrastructure, peer support, IT support, and data management) affect work capabilities, and (2) creative digital tension mechanism, which activates through drivers including peer examples, skills assessments, state legislation, and perceptions of usefulness. Creative digital tension emerges as civil servants recognize gaps between current and desired capabilities, motivating learning and utilization of technologies.

Employee digitalization readiness in municipal land use planning and construction supervision appears to be at a good level regarding individual factors such as IT skills and attitudes. However, enabling conditions, such as the quality of digital materials, training, a digitally friendly atmosphere, software vendor support, and inter-municipal cooperation, vary significantly between municipalities and appear only moderate nationally. Municipal public administration obligations, employees’ official responsibilities, limited financial resources, departmental silos, the principle of public access to information, and long careers rigidify both employee digitalization readiness and the conditions that enable it.

Municipal technical departments should define and ensure the essential digital competencies required in all employees’ job tasks through orientation, job-specific tailored training, facilitating peer support, and inter-municipal cooperation. Technically capable subject matter experts (internal digital change agents), especially in managerial and leadership positions, are crucial in advancing digitalization readiness in the municipal technical sector.