Sähköiset työnhakulomakkeet ja työnhakijan yksityisyyden suoja : henkilötietojen keräämisen lainmukaisuus erityisesti henkilöstöpalveluyritysten toiminnassa

Abstract

Henkilöstöpalveluyritykset etsivät työvoimaa asiakasyrityksilleen pääsääntöisesti Internet-sivustoillaan olevilla sähköisillä työnhakulomakkeilla. Lomakemuodon hyödyntäminen on yleistynyt myös muiden yritysten työhönottoprosesseissa sen etujen vuoksi. Samaa työnhakulomaketta käytetään kuitenkin useisiin rekrytointeihin, minkä vuoksi yleisillä työnhakulomakkeilla nykyisin kerätään sellaisia henkilötietoja, joiden pyytäminen voi olla henkilötietolain ja lain yksityisyyden suojasta työelämässä vastaista.

Tässä maisterintutkielmassa esitetään kootusti etenkin sitä lainsäädäntöä, jota henkilöstöpalveluyrityksien työhönotoissa tulisi huomioida. Tutkielman tarkoituksena on ollut selvittää sähköisen lomakemuotoisen työnhaun ongelmia työnhakijan yksityisyyden kannalta ja antaa ratkaisuja näihin ongelmiin. Työnhakulomakkeita on käyty läpi Internetissä. Tutkielma on laadittu erityisesti henkilöstöpalveluyritysten toimintaa silmälläpitäen, mutta samoja ongelmia esiintyy myös muiden yritysten työnhakulomakkeissa. Henkilöstöpalveluyritysten näkemyksiä on pyritty tuomaan esille tutkielman yhteydessä tehtyjen haastattelujen avulla.

Ongelmia voivat työnhakulomakkeissa aiheuttaa työnhakulomakkeiden sähköisen muodon ja teknisen toteutuksen lisäksi henkilöstöpalveluyritysten toiminnan erityispiirteet ja niistä johtuva laaja tiedontarve sekä koko henkilöarviointitavan muuttuminen. Erityinen ongelmakohta, johon työnhakulomakkeiden laadinnassa tulisi kiinnittää huomiota, on kuitenkin työnhakulomakkeissa olevien yksittäisten kysymysten lainmukaisuus ja tarpeellisuus. Henkilöstöpalveluyritysten sähköisillä työnhakulomakkeilla havaittuja työnhakijan yksityisyyden suojan kannalta ongelmallisia kysymyksiä on käsitelty tässä tutkielmassa yksityiskohtaisesti.

Lainmukainen henkilötietojen kerääminen työnhakulomakkeilla onnistuu parhaiten, kun toimenkuva ja kerättävien henkilötietojen tarpeellisuus harkitaan etukäteen. Valintakriteerit voidaan ilmoittaa myös työnhakijalle ohjaamalla häntä työnhakulomakkeen täyttämisessä. Teknisen toteutuksen keinoilla voidaan helpottaa tarpeellisuusarviointia, mutta toisaalta työnhakulomakkeen kenttien lukitsemista eli tietojen määrittelyä pakollisiksi tulee välttää. On myös huomioitava, ettei työnhakulomake yleensä ole pääasiallinen henkilöarvioinnin menetelmä eikä työnhakulomakkeilla tarvitse kerätä kovin runsaasti tietoja. Selvästi työsuhteen kannalta tarpeettomat kysymykset tulisi ehdottomasti poistaa työnhakulomakkeilta. Toisaalta työnhakulomakkeita voidaan hyödyntää myös henkilöarvioinnissa enemmän kuin nykyisin.

Yleisiä työnhakulomakkeita koskee sääntelytarve, sillä nykyinen lainsäädäntö ei kerro, miten tarpeellisuusvaatimusta tulee soveltaa yleisiin työnhakulomakkeisiin. Etenkin henkilöstöpalveluyritysten toiminnan kannalta on olennaista, että tarpeellisuusvaatimuksen määrittelyssä otetaan huomioon myös yleisten työnhakulomakkeiden erityinen luonne.