Henkilötietojärjestelmien hyödyntäminen organisaation henkilöstövirtausten ohjauksessa : case Rovaniemi

Abstract

Tutkielmassa tarkastellaan henkilöstötietojärjestelmien tilaa, kehittämiskohteita sekä hyödyntämismahdollisuuksia kuntasektorilla. Järjestelmien käyttöä lähestytään tutkimuksessa harvardilaisen koulukunnan henkilöstövoimavarojenvirtaama käsitteen kautta. Tarkoituksena on tutkia, miten henkilöstötietojärjestelmiä voidaan hyödyntää organisaation henkilöstövirtausten ohjauksessa. Tutkimuksen toisena osana selvitetään henkilöstötietojärjestelmien käyttöön liittyviä haasteita ja mahdollisuuksia.

Tutkimuksen empiirinen aineisto on kerätty haastattelemalla kahdeksaa Rovaniemen kaupungin palveluksessa sekä esimiestehtävissä toimivaa henkilöä. Kerätyn aineiston analyysi on suoritettu teorialähtöistä sisällönanalyysimenetelmää käyttäen.

Tutkimukseen haastatteluista esimiehistä valtaosa osoitti tyytymättömyyttä henkilöstötietojärjestelmiä kohtaan. Kokonaisuudessaan järjestelmillä koetaan tutkimuksen perusteella olevan pieni rooli esimiestyössä, pois lukien henkilöstöhallinto, jonka edustajille järjestelmät toimivat substanssityön toteuttamisen instrumenttina. Henkilöstötietojärjestelmien rooli painottuu tutkimustulosten mukaan henkilöstöhallinnon rutiiniluontoisten tehtävien hoitoon.

Tutkimuksessa henkilöstötietojärjestelmien käyttöön paljastui liittyvän lukuisia haasteita ja käyttöä rajoittavia tekijöitä, mutta myös mahdollisuuksia. Tutkimuksen pohjalta voidaan todeta, että henkilöstötietojärjestelmiä on mahdollista hyödyntää henkilöstövirtausten ohjauksessa sähköistämällä tiettyjä henkilöstöön kohdistuvien prosessien hoitoa sekä liittämällä henkilöstöhallintoon kuuluvia toimia järjestelmän osaksi.

Empiirisen aineiston perusteella henkilöstötietojärjestelmät eivät asemoidu strategisesti merkittäviksi johtamistyökaluiksi. Tutkimustulosten mukaan järjestelmien käyttöön liittyy hyödyntämätöntä potentiaalia johtamistyöntukena, mutta sen käyttöönotto edellyttää muutoksia organisaation toimintakulttuurissa. Tapaustutkimuksen perusteella henkilöstötietojärjestelmien kehittämiseen suhtaudutaan kuntasektorilla positiivisesti, mutta yhden tietokannan varaan rakentuvan järjestelmän sijaan suositaan eri osioiden vahvis-tamista.