Ulkoaohjattu prosessimallinnus kuntien peruspalveluiden kehittämisen välineenä

Abstract

Pro gradu tutkimuksen tarkoituksena oli tarkastella Sosiaali- ja terveysministeriön yhden KASTE- ohjelmalla rahoitetun hankkeen (TUKEVA) prosessimallinnusmenetelmällä tehtyä kehittämistyötä. Tarkoituksena oli löytää tutkimusjoukon kokemuksellista tietoa prosessimallinnusmenetelmällä kuvatusta työskentelytavasta ja kuvata myös onnistuttiinko piloteissa kehittämään toimintatapoja, joita voidaan ottaa käyttöön omassa, muissa hankealueen kunnissa sekä valtakunnallisesti hankeajan päättymisen jälkeen. Tutkimuksen tavoitteena oli saada tietoa kohdejoukon hankepilotointiin perustuen voidaanko toimintatavalla kehitettyjä toimintatapoja juurruttaa kunnissa osaksi kuntien peruspalveluita. Tutkimuksessa tarkasteltiin vastaajien näkemyksiä ulkoaohjatusta prosessimallinnusmenetelmästä kehittämisen välineenä ja toimintatavan sidoksisuutta erillisrahoitukseen.

Tutkimusjoukon muodostivat Oulun seudun kuntien (Hailuoto, Haukipudas, Kempele, Kiiminki, Liminka, Lumijoki, Muhos, Oulu, Oulunsalo ja Tyrnävä) hankepilotoijat (n52) sekä TUKEVA –hankkeen ohjausryhmän jäsenet (n22). Tutkimus toteutettiin kyselytutkimuksena ZEF- menetelmää käyttäen. Tutkimustulokset analysoitiin laadullisen tutkimustavan periaatteella, hyödyntäen sisällönanalyysimenetelmää. Tutkimustulosten mukaan projektikehittäminen koetaan hyvänä toimintatapa kehittää kuntien peruspalveluita. Prosessimallintaminen oli vastaajien mukaan toimintatapana vieras, mutta käyttökelpoinen, joskin hidas ja runsaasti aikaavievä kehittämisen väline. Vastausten perusteena kehittämistyössä oli nähtävissä aito halu parantaa palveluita ja kehittää toimintatapoja. Rahoituksen rooli koettiin merkittävänä, mutta ei kehittämistyön edellytyksenä. Tutkimustulosten perusteella voidaan sanoa, että prosessimallinnusmenetelmä oli kehittämisvälineen onnistunut. Vastaajat kokivat, että työtavasta voi saada paljon uusia työvälineitä sekä toimintatapoja jotka juurtuvat osaksi perustyötä. Mallinnusmenetelmätyö avasi näkemään kokonaisuuksia laajemmin ja kehittämistyön sisältöihin saakka. Tulosten mukaan prosessikehittämisen työkaluilla voidaan kehittää organisaation prosesseja ja rakenteita, jos organisaation tarpeet huomioidaan, toimintatapaa johdetaan hyvin ja koko henkilöstö on kehittämistyössä mukana.

Tuloksiin perustien kehittämisen toimintatapa ei siirry pelkästään prosessikaavioiden jakamisella, vaan vaatii koulutusta ja käytännön jurrutustyötä kunnissa ja työpisteissä. Prosessimallinnusmenetelmällä kerätty ja mallinnettu prosessikuvaus mahdollistaa dokumentoinnin säilyttämisen keskitetysti prosessipankissa. Sitoutuminen kehittämistyöhön ja juurruttamiseen myös rahoituksen päättymisen jälkeen vasta mahdollistaa uusien toimintatapojen laajamittaisen käyttöönoton. Kehittämistyössä saatua asiantuntijuutta pitäisi voida hyödyntää kouluttajatehtäviin ja toimintatavan käytännön koulutukseen eri kunnissa/valtakunnallisesti hankkeiden päättymisen jälkeen.