Kunnan tietohallintostrategian merkitys henkilöstölle : case Rovaniemen kaupunki

Abstract

Tutkielman tehtävänä on selvittää tietohallintoyksikön toiminnan ja tietohallintostrategian merkitystä kuntaorganisaation henkilöstölle. Tutkielman tavoitteena on hahmotella strateginen etenemismalli tietohallintoyksikön sekä sen asiakkaina toimivien työntekijöiden yhteisen toimintakulttuurin kehittämiselle. Tutkielmassa kuvataan tietohallintostrategian ja henkilöstön keskinäistä yhteyttä sekä niitä keinoja, joilla valitut strategiset tavoitteet kyetään saavuttamaan. Tutkielman aineistonkeräysmenetelmänä on kvalitatiivinen teemahaastattelu ja kohderyhmänä Rovaniemen kuntaorganisaation henkilöstö.

Tutkimustulosten perusteella tietohallinto koetaan asiantuntevaksi ja tarpeelliseksi toimijaksi, jonka strateginen toiminta sijoittuu kuntaorganisaatiossa kolmelle tasolle tietohallinto, esimiehet ja henkilöstö. Informaatioteknologisia resursseja tietohallintoyksikköön keskittämällä tuetaan, teknisen tukipalvelun tarjoamisen keinoin, kunnan ydinprosessien toteutumista sekä edistetään tasa-arvoisten ja organisaation läpileikkaavien yhteistyöverkostojen syntymistä. Organisaation kattavien informaatioteknologisten hankkeiden onnistumisessa on selkeä yhteys tietohallinnon strategisten tavoitteiden keskitetyn asettamisen ja henkilöstön tehokkaan työskentelyn välillä.

Tutkielmassa tietohallinnon merkittävimmiksi haasteiksi nousivat toimintaympäristöön sopeutuminen ja tietohallintostrategian irrallisuus. Toimintaympäristön jatkuvaan muutokseen reagoiminen ei perinteisiä ylhäältä alas organisaatiossa eteneviä ohjauskeinoja ole käyttäen riittävän tehokasta. Tietohallinnon aktiivisesta strategisen kehittäjän roolista huolimatta toimintaympäristö ilmentyy nykyisellään vielä kuntaorganisaation tiedonhallinta prosesseja nopeammin muuttuvaksi. Nykyisten informaatio-ohjauskeinojen hajanaisen tiedonvälityskyvyn seurauksena tutkimuksen kohdeorganisaatioon on parhaillaan muodostumassa tietohallinnon ja henkilöstön välisen viestinnän estävä kuilu.

Tietohallinnon strategisiin haasteisiin kyetään oletettavasti vastaamaan hyödyntämällä olemassa olevan henkilöstövoimavaran osaamista. Kuntaorganisaation toiminta selkeytyy tarjoamalla nykyisiä tuotteistetumpia henkilöstön tarpeisiin räätälöityjä tietotohallintopalveluita. Tietohallinnon on toimintaympäristön muutoksiin sopeutuakseen lisättävä palveluistaan tiedottamista, sillä nykyistä paremmin kohdistetun ja koko organisaation tasapuolisesti kattavan vuorovaikutuksen rooli tulee tulevaisuudessa vielä todennäköisesti korostumaan. Viestinnässä on mietittävä erityisesti, nykyisellään henkilöstölle täysin tuntemattomien, tietohallintostrategian tavoitteiden jalkauttamista organisaatioon.