Informaatiojärjestelmät kunnallisen päätöksenteon ja tiedonhallinnan tukena

Abstract

Tutkimuksen tarkoituksena oli selvittää miten tietojärjestelmiä hyödynnetään päätöksenteon tukena lisääntyvän tiedon määrän ja kompleksisuuden vaikutuksesta huolimatta sekä kuntajohdolle merkityksellisen tiedon löytämisen mahdollisuutta. Tutkimuskohteena oli päätöksentekijän avuksi suunnitellut informaatio- eli tietojärjestelmät.

Tutkimus perustuu kirjallisuuteen ja empiiriseen kvantitatiiviseen kyselyyn. Empiirinen osio toteutettiin internet-kyselynä tammikuussa 2012 ja se kohdistettiin väestömäärältään erikokoisiin ja maantieteellisesti eri puolilla Suomea sijaitseviin kuntiin. Kyselyn vastausprosentti oli 90; vastaajat olivat ylintä virkamiesjohtoa. Syynä korkeaan vastausprosenttiin lienee asian ajankohtaisuus ja kunnissa käynnissä oleva toimintatapojen muutos paperisesta sähköiseen toimintaympäristöön. Tietoverkon avulla kuntalaisille ja muille asiakkaille syntyvä virtuaalikunta, sähköinen hallinto ja sosiaalinen media tulevat muuttamaan päätöksentekijöiden ja kuntalaisten toimintaympäristöä radikaalisti.

Tutkimusten mukaan informaatiojärjestelmiä käytetään tiedonhallinnan ja päätöksenteon tukena pääsääntöisesti kunta- ja järjestelmäkohtaisesti. Tietoa kerätään eri lähteistä ja sitä tallennetaan eri paikkoihin. Tietovirtojen päällekkäisyyteen on alettu kiinnittää huomiota. Tulevaisuudessa päätöksentekijältä vaaditaan valmiin tiedon muistamisen sijasta taitoja löytää oleellinen tieto, hahmottaa kokonaisuudet ja tunnistaa eri tietolähteet.

Päätöksenteon tukena on käytettävissä erityyppisiä informaatiojärjestelmiä. Niitä käytetään rutiiniluonteisissa asioissa kuten kunnan toimintaympäristöä kuvaavien tekijöiden seurannassa ja tietyissä ennalta hyväksyttyihin ohjeisiin perustuvissa päätöksissä. Kunnallishallinnossa tarvittaisiin ”mitä jos” –vastauksia antavia järjestelmiä ei-rakenteellisten, vaikeasti hahmotettavien päätösten seurausten analysoimiseksi, ennakoimiseksi ja erilaisten skenaarioiden luomiseksi. Kunnallishallinto ja päätöksenteko ovat moniulotteisia (kompleksisia) ja kompleksisuuden hallinnassa ja päätöksenteon tukena tarvittavan merkityksellisen tiedon löytämisessä informaatiojärjestelmistä on apua.

Jatkossa kuntien tulee pyrkiä toimivan tietohallinnon ohella toimivaan tiedonhallintaan. Tähän pääsemiseksi tarvitaan tiedonhallinnan kokonaisarkkitehtuuria ja yhteistyötä eri viranomaisten ja tietojärjestelmätoimittajien kanssa. Informaatiojärjestelmien tulee tukea päätöksentekijää hyvän hallinnon periaatteiden toteuttamisessa.