Asiakastyön dokumentointi vastaanottokeskuksissa

Abstract

Tutkimus käsitteli asiakastyön dokumentointia vastaanottokeskuksissa tietojärjestelmiä hyödyntäen. Asiakastyön dokumentointi vastaanottokeskuksissa tapahtuu Umarek-asiakastietojärjestelmän avulla. Umarek on osa UMA-järjestelmää, joka on valtakunnallisesti käytössä maahanmuuttoasioissa. Tutkimuksessani etsin vastausta tutkimuskysymyksiini, joilla halusin selvittää, miten vastaanottokeskuksissa dokumentoidaan asiakastyötä? Hyödynnetäänkö kaikkia Umarek-asiakastietojärjestelmän ominaisuuksia ja miten asiakastyön dokumentoinnissa käytettävät toiminto- ja kohdeluokitukset toimivat käytännössä? Tutkimusotteeni oli kvantitatiivinen. Tutkimuksen kohderyhmänä oli vastaanottokeskusten sosiaalipuolen työntekijät: etuuskäsittelijät, sosiaaliohjaajat ja sosiaalityöntekijät. Asiakastyön dokumentointia vastaanottokeskuksessa selvitin kysymyslomakkeen avulla, jossa kysyin taustamuuttujiin, vastaanottorahan ja asiakastyön dokumentointiin, vastaanottokeskuksen sosiaalityössä käytössä olevaan luokitukseen, sekä Umarekin käytettävyyteen liittyviä kysymyksiä. Aineiston analysoin SPSS-ohjelman avulla. Kyselylomake lähetettiin 22 aikuispuolen vastaanottokeskukseen ja seitsemään alaikäisyksikköön. Lähetin 74 kyselylomaketta vastaanottokeskusten työntekijöille maaliskuussa 2014. Kyselylomakkeen laadin Web-ropol-kyselyohjelmalla. Vastauksia sain 41, joten vastausprosentti oli 55.

Asiakastyön dokumentoinnissa vastaanottokeskuksissa pidetään tärkeänä dokumentoinnin lainmukaisuutta, objektiivisuutta, ajantasaisuutta, tarkkuutta ja riittävän selkeää ohjeistusta, sekä jatkuvuutta. Valitettavasti kaupunkien ylläpitämissä vastaanottokeskuksissa käytetään kaupungin omia asiakastietojärjestelmiä (ATJ, Pro Consona, Effica), eikä vastaanottokeskusten Umarek-asiakastietojärjestelmää. Umarek-asiakastietojärjestelmää ei hyödynnetä riittävästi asiakastyön dokumentoinnissa, koska se on täysimittaisessa käytössä vain valtion ja Punaisen Ristin ylläpitämissä vastaanottokeskuksissa. Se, että puolet vastaanottokeskuskentästä ei käytä Umarekia, tekee sen käytön turhaksi myös niitten osalta, jotka käyttävä järjestelmää jokapäiväisessä työssään. Vastaanottokeskusten toiminto- ja kohdeluokituksiin suhtauduttiin kentällä positiivisesti, mutta niiden hyödyntäminen täysimittaisesti esimerkiksi vastaanottokeskusten toiminnan tilastoinnissa, vastaanottotyön ohjauksen ja suunnittelun apuna, sekä toiminnan kehittämisessä kärsii myös siitä, että vain puolet vastaanottokeskuksista dokumentoi asiakastyötä Umarekin sosiaalityön muistiinpanoihin.

Olisi erittäin tärkeää, että eri vastaanottokeskuksissa noudatettaisiin yhteisesti sovittuja käytäntöjä ja hyödynnettäisiin nimenomaan Umarek-asiakastietojärjestelmää asiakastyön dokumentoinnissa. Tällöin asiakkaat olisivat yhdenvertaisessa asemassa ja tarvittava tieto on käytettävissä uudessa keskuksessa asiakkaan siirtyessä keskuksesta toiseen. On suuri puute, etteivät kaupunkien ylläpitämien vastaanottokeskusten sosiaalipuolen työntekijät käytä Umarekia, vaan heillä merkinnät jäävät kaupunkien omiin tiedostoihin. Umarek-asiakastietojärjestelmä tulee saada täysimittaiseen käyttöön koko vastaanottokeskusjärjestelmässä ja kaikissa vastaanottokeskuksissa ylläpitäjätahosta riippumatta. Vastaanottokeskuksissa olisi käytössä yhtenäinen, tietoturvallinen ja toimiva asiakastietojärjestelmä, mutta sitä ei osata riittävästi hyödyntää. Tarvitaan yhteisten päätösten noudattamista käytännössä, sillä sähköiset tietojärjestelmät tukevat vastaanottojärjestelmän toimintaa ja sen ohjausta.