Master data managementin merkitys organisaatioissa : empiirinen tapaustutkimus, Napapiirin Energia ja Vesi Oy

Abstract

Informaatioteknologian ja digitalisaation kehittyessä organisaatioiden on mahdollista kerätä ja tallettaa enemmän dataa kuin koskaan aikaisemmin. Samalla kun tiedon määrä lisääntyy, lisääntyvät myös tiedon hallintaan liittyvät haasteet, kuten riskit heikosta tiedon laadusta (Haug & Arlbjørn 2011, 289). Ajantasainen, kattava ja paikkansapitävä oleellinen tieto on organisaatioissa kaiken päätöksenteon perustana. Suuren ja alati kasvavan hajanaisen datan määrän vuoksi on kuitenkin hankalaa hahmottaa mikä on tätä oleellista ja oikeaa tietoa. Lisäksi tiedonhallinnalliset haasteet vaikuttavat organisaatioiden tuottavuuteen ja tehokkuuteen, mikä korostaa tiedon hallinnan merkitystä organisaatioissa.

Tämän pro gradu -tutkielman tarkoituksena on pyrkiä ymmärtämään master data managementin merkitys organisaatioissa. Master data managementilla tarkoitetaan liiketoimintakriittisten perus- tai ydintietojen hallintaa. Siinä tietohallinto toimii yhdessä johdon kanssa varmistaakseen tiedon yhdenmukaisuuden ja oikeellisuuden sekä muodostaakseen organisaatiolle luotettavan, virallisen ja jaetun tietovarallisuuden (Berson & Dubov 2011, 12-13). Tutkimuksen teoreettisessa viitekehyksessä pyrittiin selvittämään mitä master datan tunnistaminen, hallinta ja johtaminen edellyttävät organisaatioissa. Tutkimuksen lähestymistapana käytettiin holistista systeemiajattelua ja master data managementia tarkasteltiin avoimena systeemisenä kokonaisuutena.

Empiirinen tapaustutkimus toteutettiin yhteistyössä Napapiirin Energia ja Vesi Oy:n kanssa. Empirian osalta tarkoituksena oli selvittää mikä on master dataa kyseisessä organisaatiossa sekä millainen tarve ja millaisia edellytyksiä master datan johtamiselle on organisaatiossa. Aineiston hankinnan menetelmänä käytettiin teemahaastattelua, minkä yhteydessä haastateltiin viittä organisaation keskeisten liiketoimintojen johtohenkilöä. Aineiston analysointi ja tulkinta toteutettiin teorialähtöisenä sisällönanalyysinä, missä aikaisempaa master data managementia koskevaa teoriaa sovellettiin ajallisessa ja paikallisessa kontekstissa.

Tapausorganisaation keskeisiksi ydintiedoiksi eli master dataksi listattiin sisällönanalyysin perusteella kuuluviksi asiakas, tuote, palvelu, henkilöstö, verkosto, omistaja ja kumppanit. Kohdeorganisaatiossa oli havaittavissa tarve master datan johtamiselle, sillä oikeaa, paikkansapitävää, hallittua sekä oikeaaikaista tietoa pidettiin tärkeänä. Tietojärjestelmien käyttö nähtiin välttämättömänä osana päivittäistä työskentelyä ja tietohallinnon rooli organisaatiossa koettiin merkittäväksi.

Kohdeorganisaatiossa oleviksi master datan johtamisen edellytyksiksi todettiin sisällönanalyysin perusteella yhteistyö, vuorovaikutus ja sitoutuminen. Haastatellut liiketoimintajohtajat keskeisesti käyttivät ja tarvitsivat tietoa päivittäisessä työssään ja organisaation kehittämisessä, minkä vuoksi heidän sitoutumisensa arvioitiin toimivan master data managementin näkökulmasta edesauttavana tekijänä. Koska pro gradu -tutkielman aihe lähti organisaation tietohallinnosta ja johdosta käsin, voidaan myös näiden sidosryhmien sitoutuminen lukea yhdeksi kohdeorganisaatiossa olevaksi master data managementin edellytykseksi. Master data managementin merkitys oli tämän perusteella organisaatiossa ymmärretty, mikä jo itsessään toimi eräänä master data managementin johtamisen edellytyksenä kohdeorganisaatiossa.

Suhteessa ajankohtaisiin tiedonhallinnallisiin haasteisiin sekä toimintaympäristössä tapahtuviin muutoksiin todettiin master data managementin olevan merkittävä keino keskeisten ydintietojen hallintaan. Sen merkittävyyttä lisäsi master data managementin tarkastelu organisaatiolle arvoa tuottavana prosessina. Vahvan kehittävän otteen lisäksi sen todettiin toimivan organisaation liiketoiminnallisten tavoitteiden saavuttamiseksi organisaation strategisen kehittämisen sekä päätöksenteon tukena. Empiirinen tapaustutkimus tuki käytännössä teoreettisessa viitekehyksessä esitettyä näkemystä master data managementin merkityksestä organisaatioille.