Hallinnon tukipalvelut matriisirakenteina kuntaorganisaatiossa

Abstract

Tutkielmassa perehdytään Kajaanin kuntakonsernin rekrytointi- ja tilinpäätösprosesseihin ja niiden matriisimaisuuteen osana hallinnon tukipalvelujen kehittämistä. Rekrytointi- ja tilinpäätösprosessien analysoinnin avulla on tarkoitus selventää prosessien kulkua, paikantaa ongelmakohdat sekä kuvata kehityskohteet prosessien sisällä. Tutkimuksessa tarkastelukohteena ovat yksittäiset tukipalveluprosessit matriisirakenteina. Tavoitteena on selvittää, miten matriisimainen organisointi sopii kuntaorganisaatioon. Tutkimuksen teoreettinen viitekehys rakentuu organisaatiorakenteiden ja prosessijohtamisen teemoihin.

Tutkimuksessa on haastateltu kymmentä Kajaanin rekrytointi- ja tilinpäätösprosesseihin osallistuvaa henkilöä puolistrukturoidun teemahaastattelun keinoin. Aineisto on analysoitu sisällönanalyysin menetelmällä. Tutkimuksessa ilmenee, että matriisirakenteiden haasteet Kajaanissa noudattelevat pitkälti aiemmissa tutkimuksissa havaittuja ongelmakohtia; vastuunjaon epäselvyyttä, työnjaon epätasaisuutta, tavoitteiden asettamisen vaikeutta ja epävarmuuden kasvua. Toisaalta matriisilla on saavutettu selkeitä etuja: poikkihallinnollinen yhteistyö on lisääntynyt ja se koetaan sujuvaksi, tukipalveluiden asiakasnäkökulma on vahvistunut ja prosessien keskittämisestä on saatu synergiaetuja. Prosessien kehittämistä halutaan kunnassa jatkaa ja niiden ongelmakohdat on pitkälti jo tiedostettu. Kehitystä halutaan etenkin ohjeistusten yhteneväisyyteen, vastuiden selkeyttämiseen ja poikkihallinnollisen yhteistyön lisäämiseen.

Tutkimuksen perusteella tilinpäätös- ja rekrytointiprosesseissa tulisi kiinnittää huomiota prosessijohtamisen käytäntöihin ja prosessien kehittämisen periaatteisiin. Matriisirakenne vaatii vahvaa kommunikaatiota ja selkeitä vastuulinjoja, ja se parhaimmillaan tuo moniammatillisen poikkihallinnollisen yhteistyön kiinteäksi osaksi hallinnon tukipalveluja luoden prosesseihin laatua ja tehokkuutta. Matriisiorganisaatiossa tulee myös kiinnittää huomiota horisontaalisten ja vertikaalisten toimintojen sekä niiden johtamisen tasapainoon. Tutkielman tuottama tieto ilmiöstä auttaa ymmärtämään, mitä matriisirakenteet ovat ja miten niitä voidaan implementoida ja johtaa kuntaorganisaatiossa. Tutkimuksen tieteellinen merkitys nousee matriisirakenteiden ymmärryksen syventämisestä. Tutkimus ei ole sellaisenaan yleistettävissä hallinnon tukipalvelujen järjestämiseen matriisiorganisaationa muissa kunnissa, mutta se tarjoaa tietoa yksittäisten tukipalvelujen kohtaamista matriisirakenteiden haasteista ja hyödyistä.