Informaatiokulttuuria määrittävät tekijät ja niiden luomat edellytykset kuntaorganisaation sähköisessä asianhallinnassa

Abstract

Tässä hallintotieteen pro gradu -tutkielmassa tarkastellaan kuntaorganisaation informaatiokulttuuria ja sen ilmentymiä erityisesti sähköisen asian- ja asiakirjahallinnan näkökulmasta. Julkisen sektorin tiedonhallinta, jonka osana asian- ja asiakirjahallinta, on siirtynyt digitalisoituneessa toimintaympäristössä pitkälti sähköiseksi. Julkisten organisaatioiden toiminnassa syntyy runsaasti asiakirjallista tietoa erityisesti viranomaistehtävien suorittamisen yhteydessä ja asiakirjallisen tiedon tunnistaminen ja säilyttäminen on organisaatioiden prosessien kannalta keskeinen toiminto. Informaatiokulttuuri muodostuu tämän tutkimuksen käsitteistössä informaatiolle, kuten asiakirja-aineistolle, annettavasta arvosta ja siihen suhtautumisesta. Tutkimus lähestyy informaatiokulttuuria määrittäviä tekijöitä Oliverin (mm. 2008) ja sittemmin Oliverin ja Foscarinin (2020) Information Culture Framework (ICF) -mallin kautta ja sen tarkoituksena on tarkastella sitä, millaisia viitekehyksen tunnistamia tekijöitä organisaation informaatiokulttuurista on aineiston perusteella löydettävissä ja millaisia edellytyksiä nämä tekijät luovat tutkittavan organisaation sähköisen asianhallinnan toteuttamiselle.

Tutkimus on laadullinen haastattelututkimus, jonka aineistonkeruu toteutettiin Tornion kaupungilla. Yksilöhaastatteluihin osallistui yhteensä kuusi organisaation päätöksentekoon tai valmistelutyöhön jollakin tapaa osallistuvaa henkilöä, joiden kokemusten kautta tarkasteltiin informaatiokulttuurin määrittymistä teoriaohjaavan sisällönanalyysin keinoin. Tutkimuksen tuloksia jaoteltiin ICF-mallin mukaisesti kolmelle tasolle ja johtopäätökset muodostettiin siten, että informaatiokulttuuria määrittävien tekijöiden ilmentymien pohjalta tarkasteltiin asianhallinnalle luotuja edellytyksiä. Tutkimustulosten perusteella sähköinen asianhallinta tukee organisaatiossa paikkariippumatonta työskentelyä ja yhteiset käytännöt, sekä osaamisen vahvistaminen voivat tuoda etuja substanssitehtävien hoitamiseen. Asianhallintaa ohjaavien säännösten tuntemus luo pohjan asiakirjojen sähköisille käsittelyprosesseille ja vuorovaikutusta eri toimijoiden välillä pidetään tärkeänä.

Tuloksia voidaan mahdollisesti hyödyntää case-organisaation tai samankaltaisessa toimintaympäristössä toimivien organisaatioiden asianhallinnan kehittämiseen, arviointiin tai esimerkiksi kouluttamiseen.