Asiakastietojärjestelmien ja dokumentoitujen asiakastietojen käytettävyys sosiaalityössä

Abstract

Digitaaliset asiakastietojärjestelmät ovat sosiaalityössä jokapäiväisiä työvälineitä, joiden avulla asiakastietoa pääasiassa dokumentoidaan. Asiakastietojärjestelmien tarkoituksena on tukea ja helpottaa vaativan työn tekemistä sekä lisätä työn tehokkuutta. Tämän laadullisen pro gradu -tutkielman tarkoituksena on työntekijän näkökulmasta tarkastella digitaalisten asiakastietojärjestelmien ja dokumentoidun asiakastiedon käytettävyyttä sosiaalityössä aiempien tutkimusten kautta. Tutkielma asettuu sosiaalityön tiedonhallinnan kentälle, jossa sosiaalityön näkökulmasta tutkitaan asiakastietojärjestelmää. Tutkimuksen teoreettinen viitekehys muodostuu käsitteistä sosiaalityön tiedonmuodostus, dokumentointi, asiakastietojärjestelmät sekä käytettävyys, jossa perehdyttiin erityisesti Nielsenin käytettävyysteorian ominaisuuksiin. Tutkimus toteutettiin systemaattisena kirjallisuuskatsauksena ja aineistoon valikoitui aluksi 32 tutkimusta tai artikkelia, jotka liittyivät sosiaalityön asiakastietojärjestelmien ja asiakastietojen käytettävyyteen. Lopulliseen aineistoon mukaanotto- ja poissulkemiskriteerien systemaattisen valikoinnin perusteella valikoitui 12 artikkelia. Tutkimusaineiston analysointimenetelmänä käytettiin teoriaohjaavaa sisällönanalyysiä.

Tuloksien mukaan sosiaalialan ammattilaiset pitävät sähköisiä asiakastietojärjestelmiä tarpeellisina ja välttämättöminä työvälineinä. Aineistosta nousi esiin se, että työntekijöiden asenteet asiakastietojärjestelmiä kohtaan ovat monesti kielteisiä, koska tietojärjestelmien käyttö koettiin haastavana ja ongelmallisena. Asiakastietojärjestelmät eivät ole käyttävyydeltään hyviä, koska ne eivät työntekijöiden mukaan ole opittavia, muistettavia, tehokkaita, virheettömiä tai miellyttäviä. Mikäli tietojärjestelmien kehittäjät ottavat jatkossa aiempaa enemmän työntekijöiden näkökulmaa ja kokemustietoa mukaan kehitystyöhön ja työntekijät saavat riittävän koulutuksen järjestelmien käyttöön, asiakastietojärjestelmien käytettävyys tulee parantumaan ja järjestelmät tukevat työn tekemistä tulevaisuudessa paremmin.

Asiakastietojärjestelmiä kehitetään jatkuvasti ja kehitystahti tuntuu kiihtyvän digitalisaation lisääntyessä. Kansallisesti ajateltuna asiakastietojärjestelmät ja asiakastiedon dokumentointi ovat ajankohtaisia aiheita, koska sosiaalihuollon palvelunantajien tulee liittyä Kanta-palvelujen käyttäjiksi reilun vuoden päästä, jonka jälkeen sosiaalihuollon asiakastieto tallennetaan Sosiaalihuollon asiakastietovarantoon.