Ideaali kommunikointi tilitoimiston ja yrittäjän välillä - case Procountor-taloushallintojärjestelmä

Abstract

Tässä pro gradu -tutkielmassa tarkastellaan ideaalia kommunikointia tilitoimiston ja yrittäjän välillä. Tutkimuksen tavoitteena on selvittää, millainen viestintäkanava tukee parhaiten kirjanpitäjän ja yrittäjän välistä yhteistyötä. Tutkimusaineisto kerättiin yrittäjien ja kirjanpitäjien haastatteluista, käyttäjätestauksista sekä havainnoinneista.

Tutkimuksessa tunnistettiin useita haasteita nykyisessä viestinnässä, kuten viestien ja dokumenttien hajautuminen eri viestintäkanaviin, tietoturva, viestintäviiveet ja kuormittavuus. Näiden havaintojen pohjalta kehitettiin kaksi erilaista viestintäkanavakonseptia, joita testattiin käyttäjillä. Ensimmäinen konsepti painotti pelkistettyä ja rauhallista käyttöliittymää, kun taas toinen sisälsi enemmän toimintoja ja visuaalisempia sekä personoituja elementtejä. Käyttäjäpalautteen perusteella näiden konseptien vahvuuksia yhdistettiin lopulliseksi konseptiehdotukseksi. Työn tilaajana toimi Accountor Finago Oy. Lopullinen viestintäkanava konseptiehdotus on suunniteltu Procountor -taloushallintojärjestelmän sisälle.

Tutkimus on kvalitatiivinen haastattelututkimus. Tulokset osoittivat, että taloushallintojärjestelmän sisäinen viestintäkanava voi merkittävästi parantaa kommunikaation sujuvuutta. Suunniteltu viestintäkanava on helppokäyttöinen, tietoturvallinen ja sisältää sisäisen dokumentinhallinnan. Lisäksi tehokkuutta ja ajansäästöä tukevat ominaisuudet, kuten viestiketjut, tärkeiden viestien merkitseminen ja monipuoliset notifikaatioasetukset koettiin olennaisiksi. Johtopäätöksenä voidaan todeta, että oikeinsuunniteltu viestintäkanava voi parantaa yhteistyön laatua ja tehostaa tilitoimiston ja yrittäjän välistä työntekoa. Se myös vähentää virheitä. Tutkimus tarjoaa käytännön mallin viestintäkanavan kehittämiseen ja soveltuu myös muihin vastaaviin konteksteihin.

This Master’s thesis explores the concept of ideal communication between accounting firms and entrepreneurs. The objective of the study is to identify what kind of communication channel best supports collaboration between accountants and entrepreneurs. The research data was collected through interviews with entrepreneurs and accountants, user testing, and observations.

The study identified several challenges in current communication practices, such as frag mented messages and documents across multiple platforms, concerns over data security, communication delays, and increased workload. Based on these findings, two alternative communication channel concepts were developed and tested with users. The first concept emphasized a minimalistic and calm user interface, while the second included more features along with visually rich and personalized elements. Based on user feedback, the strengths of both concepts were combined into a final proposal. The commissioning organization for the thesis was Accountor Finago Oy, and the final communication channel was designed to be integrated within the Procountor financial management system.

This is a qualitative interview study, and the results indicate that an internal communication channel embedded in the financial management system can significantly improve commu nication flow. The proposed channel is user-friendly, secure, and includes internal document management. In addition, features that enhance efficiency and save time—such as message threads, the ability to mark important messages, and versatile notification settings—were considered essential.

In conclusion, a well-designed communication channel can enhance the quality of collabo ration and improve workflow between accounting firms and entrepreneurs, while also redu cing the risk of errors. The study provides a practical model for developing communication channels and can be applied to other similar contexts.