Sotkamon kunnan henkilöstön muutostaitojen vahvistaminen : Palvelu- ja tulevaisuusmuotoilun hyödyntäminen työyhteisön muutostaitojen ja tulevaisuustoimijuuden kehittämisessä.

Abstract

Tutkimuksen tarkoituksena oli vahvistaa Sotkamon kunnan henkilöstön muutostaitoja ja tulevaisuustoimijuutta hyödyntämällä palvelumuotoilun ja tulevaisuusmuotoilun menetelmiä. Kehittämistyö kytkeytyi kunnan vuoden 2025 talousarviotavoitteeseen: Henkilöstön ja työyhteisöjen taidot muutostilanteissa vahvistuvat. Työn toimeksiantajana toimi Sotkamon kunnan hallinto- ja henkilöstöjohto.

Tutkimus toteutettiin laadullisena toimintatutkimuksena, jossa aineistoa kerättiin kyselyllä, teemahaastatteluilla ja yhteiskehittämisen työpajoilla. Kohderyhmänä oli koko kunnan henkilöstö eri toimialoilta. Kyselyyn vastasi 105 työntekijää ja haastatteluihin osallistui neljä esihenkilöä. Kahteen työpajaan osallistui yhteensä 19 kunnan fasilitaattoriverkoston jäsentä.

Tulokset osoittivat, että henkilöstön muutostaidot ovat pääosin hyvät, mutta kehittämistarpeita on erityisesti muutosviestinnässä, psykologisen turvallisuuden vahvistamisessa, eri persoonallisuuksien huomioimisessa ja muutosvastarinnan käsittelyssä. Muutosten onnistumista tukevat johdon sitoutuminen, henkilöstön osallistaminen, riittävä valmistelu ja koulutus sekä avoin viestintä. Haasteina nähtiin kiire, puutteellinen tiedonkulku ja negatiiviset asenteet.

Yhteiskehittämisen tuloksena syntyivät konkreettiset työkalut muutostaitojen vahvistamiseen: • Usko, toivo ja rakasta muutosta – muistilista muutosjohtajille • Muutostaitojen talo – työkalu tiimituntemuksen lisäämiseen • Muutospersoonat – menetelmä erilaisten persoonallisten muutokseen suhtautumistapojen tunnistamiseen • Muutostaitojen ja fasilitoinnin vuosikello – muutostaitoja edistävän fasilitaattoriverkoston toiminnan jäsentämiseen ja resurssointiin

Tutkimus osoitti, että palvelu- ja tulevaisuusmuotoilun prosessit soveltuvat hyvin muutostaitojen kehittämiseen. Kunnan fasilitaattoriverkoston rooli nähtiin keskeisenä muutostilanteiden tukemisessa, mutta sen toiminnan jatkuvuus edellyttää selkeitä rakenteita, resursseja ja koordinointia.

Johtopäätöksenä voidaan todeta, että muutostaitojen pitkäjänteinen vahvistaminen edellyttää strategista sitoutumista, systemaattista työkalujen käyttöä ja henkilöstön osallistamista kaikilla tasoilla. Kehittämistyön jatkuminen fasilitaattoriverkoston kautta luo edellytykset kunnan muutoskyvykkyyden kasvulle.

The purpose of this study was to strengthen the change management skills and future-oriented agency of the staff of the Municipality of Sotkamo by applying service design and futures design methods. The development work was linked to the Sotkamo municipality’s 2025 budget objective: The ability of staff and work communities to adapt to change will be enhanced. The study was commissioned by the administration and human resources management of the Municipality of Sotkamo.

The research was conducted as a qualitative action research project, with data collected through a survey, thematic interviews, and co-creation workshops. The target group comprises the entire Sotkamo municipal staff across different sectors. The survey received responses from 105 employees, four supervisors participated in the interviews, and a total of 19 members of the municipality’s facilitator network took part in two workshops.

The results indicated that staff change management skills are generally strong. Nevertheless, development needs were identified in several areas: change communication, strengthening psychological safety, recognizing and accommodating different personality types in change situations, and addressing resistance to change. The successful implementation of change is facilitated by leadership commitment, active staff involvement, sufficient preparation, targeted training, and transparent communication. Key challenges included time pressures, insufficient information flow, and negative attitudes.

The co-creation process produced concrete tools for strengthening change management skills: • Believe, Hope, and Love Change – a checklist for change leaders • The House of Change Skills – a tool for enhancing team awareness • Change Personas – a method for identifying different change personalities • Roadmap for Change Skills Development and Facilitation – a tool for structuring and resourcing the activities of the facilitator network that supports change skills

The study demonstrated that service design and futures design processes are well suited for developing change management skills. The role of the Sotkamo municipal facilitator network was seen as central in supporting change processes, but its continuity requires clear structures, resources, and coordination.

In conclusion, the long-term strengthening of change management skills requires strategic commitment, systematic use of tools, and staff involvement at all levels. Continuing the development work through the facilitator network creates favorable conditions for enhancing the municipality’s capacity for change.