Ennakointi ja sen hyödyntäminen tulevaisuuden suunnittelussa

Abstract

Maailma ja yhteiskunta ovat käymistilassa. Verohallinnon ennakointitoiminta kerää jo nyt tehokkaasti tietoa tulevaisuuden ilmiöistä. Tutkimuksen tavoite on selvittää, miten ennakointitietoa nyt hyödynnetään, ketkä sitä käyttävät ja miten sitä voitaisiin hyödyntää tehokkaammin tulevaisuudessa.

Tutkimuksessa käytetään palvelumuotoilun menetelmiä. Tiedonhankintaan käytetään kyselytutkimusta ja yksilöhaastatteluja sekä ratkaisuja mietitään yhdessä käyttäjien kanssa työpajassa. Lisäksi rakennetaan teoreettinen viitekehys, jota voi hyödyntää Verohallinnon ennakointitoiminnan kehittämisessä.

Tutkimus osoittaa, että ennakointitiedolle on myös muita käyttäjäryhmiä, kuin jo aiemmin kohderyhmäksi tunnistettu Verohallinnon ylin johto. Keskijohto ja verolaiset ovat kaksi selkeää tutkimuksessa noussutta kohderyhmää. Ennakointitieto on kohdennettu johdolle, joten se jää muiden käyttäjäryhmien kannalta liian ylätasolle tai kaukaiseksi. Ennakointitieto tuottaa johdolle runsaasti raportteja, mutta tutkimuksessa käy ilmi, että hyödyllistä olisi saada visualisoituja ja strukturoituja katsauksia. Näitä voisi kohdistaa oikein kohderyhmillekin. Verohallinnon henkilökunta hakee ennakointitietoa myös organisaation ulkopuolelta, eli tulevaisuustieto kiinnostaa. Paremmalla kohdentamisella, käyttäjien tarpeiden tunnistamisella ja muotoilun lisäämisellä prosessiin voisi saavuttaa vieläkin parempia tuloksia.

The world and society are in a state of flux. Finnish Tax Administrations foresight activities already gather information on future phenomena efficiently. The aim of this study is to find out how foresight information is currently utilized, who uses it, and how it should be developed to be used more effectively in the future. The study is done by service design methods. Data is collected through the survey and individual interviews, and solutions were co-created with users in the workshop. In addition, the theoretical framework is developed to support Tax Administrations foresight practices. In the study we find out that there are additional user groups for foresight information beyond the previously identified top management. Middle management and employees were found as two distinct target groups in the study. Because foresight information is primarily tailored for senior leadership, it often remains too high-level or distant for other users. While foresight activities generate extensive reports for executives, the study shows that users would benefit from more visualized and structured summaries, which could also be appropriately targeted to different user groups. Employees also seek future-related information from outside the organization, demonstrating an interest in foresight. Improved targeting, better understanding of user needs, and implementing design practices more deeply into the process could lead to even more effective outcomes.