Seurantatieto tietoperäisessä johtamisessa : case HALTIK

Abstract

Tutkimukseni aiheena oli tietoperusteinen johtaminen, josta kirjallisuuden sekä tehtyjen tutkimusten perustella hahmotin kuvaa mitä se pitää sisällään. Halusin tutkia miten seuratietoa käytetään HALTIKissa ja valitsin tutkimukseni kohteeksi palveluvastaavien johtamisen, koska organisaatiossa oli rakennettu prosessikartan pohjalta uusi seurantamalli vuodelle 2012. Tutkimukseni perustui kyselytutkimukseen sekä havaintoihin mitä olen tehnyt toimiessani taloushallinnon asiantuntijana osallistumalla seurantamallin rakentamiseen Kieku -hankkeessa sekä HALTIKille yhteistyössä asiantuntijoiden kanssa.

Tutkimukseni tavoitteena oli saada selville miten palveluvastaavat kokivat itse oman roolinsa palvelun johtajina ja oliko heillä mahdollisuuksia vaikuttaa seurantakohteisiin oman palvelun näkökulmasta. Lisäksi halusin tietää, mikä merkitys tällä tiedolla oli heidän omasta mielestään ja miten he seurantatietoa hyödynsivät.

HALTIKin palveluvastaavia ei ole nimetty yhdenmukaisin perustein ja heillä ei ollut palvelun johtajana roolia, jossa he olisivat voineet toimia hyödyntäen seurantatietoja palvelukokonaisuuden johtamisessa.

Tutkimukseni perusteella esitän, että HALTIKissa tulisi tarkastella ketä toimii palveluvastaavina ja mitä heidän vastuullaan on palvelukokonaisuuksissa. Seurantamallia tulisi kehittää yhdessä palveluvastaavien eli asiantuntijoiden kanssa ja tarkastella mitä palvelukeskuksen toiminnasta halutaan seurata ja kenen tarpeisiin. Seurannan painopiste näyttäsi toimintavuoden aikana olevan palvelukohteissa ja palvelukokonaisuus tulee esille vain vuosittain, kun laaditaan toimintakertomuksen tekstejä sekä tehdään palvelukokonaisuuksille arvio- tai tasauslaskutusta.

The subject of my study was knowledge-based management, which I analysed with the help of literature and previous research in order to identify what it involves. My purpose was to study the use of monitoring data in HALTIK, and I chose management of service supervisors as the subject of my study, because the organisation had build a new monitoring model for the year 2012 based on process mapping.

My study was based on a questionnaire survey and the observations I have made when working as a financial administration expert and participating in the construction of the monitoring model as part of the Kieku project and its deployment in HALTIK together with experts.

The aim of my study was to find out how service supervisors themselves saw their role as service managers and whether they were able to affect the targets of monitoring from the point of view of their service. I also wanted to know how they viewed the significance of monitoring data and how they made use of it.

In HALTIK, the criteria for appointing service supervisors are not uniform, and as service managers they did not have a role that would have enabled them to utilise monitoring data in the management of service entities.

On the basis of my study I propose that HALTIK should pay attention to the persons who work as service supervisors and what they are responsible for with respect to the service entities. The monitoring model should be developed together with the service supervisors i.e. experts, and the organisation should pay attention to how they monitor the operations of the service centre and whom it serves. During the business year, the focus of monitoring seems to be on the targets of service, and service entities are examined only once a year when annual report texts are drawn up and estimated and compensatory invoicing related to the service entities are prepared.