Muutosprosessin implementointi ja muutosjohtaminen yliopiston tietohallinnossa ja it-palveluissa - case Lapin yliopisto

Abstract

Tutkimus on luonteeltaan kvalitatiivinen yhtä case-organisaatiota koskeva toimintatutkimus, johon tutkija itse on osallistunut muutosprosessin läpiviejänä, organisaation johtajana ja muutosagenttina. Muutoksen suunnittelu tukeutuu suunnittelutieteellisen viitekehykseen. Tutkimusaineistona toimii muutosprosessin loppuvaiheessa henkilöstön kanssa käydyissä teemahaastattelumuotoisissa palautekeskusteluissa kerätty laadullinen tutkimusaineisto. Luokittelut ja käsitteet tutkimukselle tuottaa Burke-Litwinin kausaalinen malli organisaation toiminnasta ja muutoksesta. Kuvaan tutkimuksessa, kuinka Lapin yliopiston tietohallinnon ja it-palveluiden muutosjohtamisprosessi toteutettiin. Muutosjohtaminen toteutettiin pääpiirteissään Kotterin kahdeksan vaiheisen muutosmallin mukaisesti.Muutosprosessi sisälsi muutosvision laatimisen, toiminnan nykytilan analyysin, muutosta ajavien muutostekijöiden tunnistamisen, tavoitetilan määrittelyn sekä toimeenpanosuunnitelman ja riskianalyysin laatimisen sekä toimeenpanemisen. Muutosprosessissa käyttöönotettiin organisaatiolle useita uusia sisällöllisiä tuotoksia. Tutkimusaineiston mukaan henkilöstö piti muutosprosessissa toteutettuja ratkaisuja toimivina ja ne vastasivat prosessin alussa tunnistettuihin kahdeksaan muutostekijäksi kutsuttuun haasteeseen. Henkilöstö koki ratkaisujen parantaneen organisaation toimintaa, mutta joidenkin osien integraatio muuhun organisaatioon oli vielä kesken. Henkilöstö oppi ja organisaatio kehittyi muutosprosessissa tavoiteltuun suuntaan. Tutkimuksen perusteella muutosprosessi onnistui hyvin.

Master's thesis will focus on describing the organizational change process, which was conducted at the University of Lapland’s CIO Office and IT services in 2013-2015. The study will present the progress of the change process, and it will be projected to John P. Kotter’s classic 8-Step Change Model. I evaluate the success of the change process by describing created results in the change process, assessing the response of implemented solutions to the identified change drivers, and assessing personnel’s learning. Master's thesis is a qualitative Action Research study, focusing on a one case-organization, where the researcher himself has participated in the process as an organization's leader and change agent. Designing of the change is based on the framework of the engineering science. The qualitative research data is collected in the theme interviews conducted with the personnel on a final stage of change process. Categories and concepts of research are produced by The Burke-Litwin Causal Model of Organization Performance and Change. In a thesis I will present how the organization change process of University of Lapland’s CIO Office and IT services was implemented. Change management was conducted largely in accordance with the Kotter’s classic 8-Step Change Model. The change process included the preparation of the change vision, the compilation of the current state analysis, identification of the change drivers, definition of the target state, as well as the preparation and implementation of the implementation plan and risk analysis.